E-Fatura ve E-Arşiv’in normal bir basılı faturadan pek bir farkı yoktur. Bu iki evrak, dijital ortamda kesilen bir faturadan ibarettir. Basılı faturalarda olduğu gibi içinde bulunması gereken bilgiler aynıdır. Dijital olmasından kaynaklanan bazı ek bilgiler de yer alır. Fakat bunun dışında hiçbir farkı yoktur.

Bir E-fatura veya bir E-arşiv faturası, dijital bir ortamda basıldıktan sonra kağıda çoğaltılabilir. Bir E-fatura veya bir E-arşivi birbirinden ayıran tek özellik kimlere kesildiğidir. E-fatura bir E-fatura mükellefine kesilirken, E-arşiv bir E-fatura mükellefi olmayan bir kişiye kesilen faturadır.

Avantajı bir faturayı kestiğiniz zaman son kullanıcıya ulaştı mı, ulaşmadı mı? Gibi takip etmeniz gereken süreç ortadan kalkıyor. Çünkü artık E-fatura kestiğiniz bir müşteri bildiğiniz üzere müşterinin e-posta adresine mail olarak gönderilir, vergi sistemine otomatik olarak işlenir veya muhasebe yazılımına otomatik olarak düşer. Yani anında o faturanın gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Bu sizin çok ciddi bir operasyonel yükten çıkmanıza yardımcı olur.

İkinci olarak da bir kağıt faturanın size yarattığı maliyetlerden de bir şekilde kurtulmuş olursunuz. Çünkü o kağıt faturanın bir yerde depolanması, bunun seri numaralarının takip edilmesi, matbaadan sipariş edilmesi, kağıdın artan maaliyeti, sizin artan maaliyetinizin de her geçen gün yükselmesi gibi durumlardan dijital faturalar sayesinde kurtulmuş olacaksınız.

E-fatura, E-arşiv ücretsiz değildir. Kontör üzerinden fiyatlandırma yapılır çoğunlukla. Ancak unutmamak lazım bu fiyat kağıt faturalardan çok daha ucuzdur. Daha önemlisi sizin operasyonel yükünüzü üzerinizden aldığı için o fiyatı da mutlaka dikkate almanız gerekir.

E-fatura ve E-arşivin başka bir avantajı da bu bilgilere Bulut üzerinden ulaşabilmenizdir. 10 yıllık bir saklama süresi vardır bu Elektronik faturaların. İstediğiniz zaman istediğiniz yerden ulaşabilirsiniz.Bir kağıt üzerine tekrardan çoğaltabiliyorsunuz. Muhasebecinizin hayatını da kolaylaştırabilirsiniz. Hata payı azalır. Muhasebe operasyonları ciddi anlamda kolaylaşır.

Dezavantajları Elinizde bir miktar kağıt fatura kaldı. Seri numarası basılmış olanlar. Bunları imha etmeniz gerekmektedir. İkinci olarak artık elektronik fatura mükellefi olan bir şahıs veya bir şirket bundan sonra sadece sanal ortamda fatura kesebilir. Yani kağıt fatura tarih oluyor.  E-fatura kesiyor olmanıza rağmen halen dışarıdan kağıt fatura alıyor olabilirsiniz. Bunları yine arşivlemeniz lazım.

E-fatura kullanan bir mükellefin bunun dışında da bir entegratör kullanıyor olması lazım. Yani kendiniz ofisinizden artık bir fatura kesemiyor oluyorsunuz. Bir entegratör firmaya bağlı çalışmalısınız. Bazı muhasebe yazılımları zaten bunları destekliyor. Tabii ki de bunun geçişinin bir maaliyeti var. Hesap co e-fatura entegrasyonu sunan bir uygulamadır, ücretsiz kayıt olarak deneyebilir, gelir-gider akışınızı kolayca tutabilir aynı zamanda ortak pazar yerlerinde ürünlerinizi kolayca satışa çıkartabilirsiniz. Kağıt fatura artık tarih oluyor ve iş yapış metodunuzu değiştirmiş oluyorsunuz.

Elektronik faturaya herkes geçebilir. Ancak bazı ciro seviyelerine gelmiş 2019 yılından itibaren 0-5 milyon TL yıllık cirosu olan firmalar gönüllü olarak E-faturaya geçebilirler. Yani herhangi bir zorunluluğu bulunmuyor. Yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzeri E-ticaret firmaları için E-arşive geçiş zorunludur. Yıllık cirosu 10 milyon TL ve üzerinde olan her firma ise E-faturaya geçmek zorundadır.

Bunun içinde E-ticaret yapıyor veya yapmıyor olması gibi bir zorunluluk yok. Yılda eğer 10 milyon TL’nin üzerinde ciro yapıyorsanız E-fatura ve E-arşive geçmek zorundasınız. 2019 yılı itibariyle E-fatura kesenler için E-arşiv de zorunludur. Sadece E-fatura ve E-arşiv değil. E-fatura kesenler için yaşadıkları en büyük sıkıntılardan bir tanesi “Malımı önceden gönderdim faturasını daha sonradan kestim” durumlarında. E-faturayı o an kesmesi gerekiyordu. Yapı artık; Bir E-irsaliye doğacak 2019’da. Artık mükellefler ürünlerini bir E-irsaliye ile gönderebilecekler, bu E-irsaliyenin E-faturasını önce veya sonra kesebiliyor olacaklar. O E-irsaliyenin kodunu ve o E-faturanın kodunu ilgili faturalarda göstermek şartıyla. 2019 veya daha sonraki dönemde tek seferde 50 bin TL’nin üzerinde fatura kesiyorsanız eğer sizden bir E-fatura, E-arşiv zorunluluğunun gelmiş olması gelmesi konusunda bazı söylentiler de var. Şu anda bu yasalaşmış bir durum değil fakat bununla ilgili bir beklenti var. Zaten eğer ürünlerinizi büyük perakende zincirlerine veya büyük holdinglere satıyorsanız. Bu firmalar çoğunlukla tedarikçilerinden E-Fatura veya E-arşiv zorunluluğunu mutlaka talep ediyorlar. Ba, Bs süreçlerini ve mutakabat süreçlerini gerçekten çok kolaylaştırıyor. Yüksek mutabakat hizmetleri veren firmalar o yüzden E-faturayı sizden zorunlu istiyor olabilirler.

E-faturaya geçtikten sonra süreçin işleyişini öğrenmeniz gerekiyor. Mali mühür kaydı yapıyorsunuz. Vergi kimlik numarası giriyorsunuz şirketiniz ile ilgili bazı bilgiler giriyorsunuz, E-imza gerekmiyor. Bir form doldurup talebinizi oluşturuyorsunuz. Sonra sistem size bir mail atıyor. Vakıf bank şubesine para yatırın diyor. Siz A.Ş. iseniz farklı bir rakam, şahıs şirketi iseniz farklı bir rakam ödüyorsunuz. Rakamlar ise 150-200 arası değiştiği için belirli bir fiyat sunamıyorum şu an. Mali mühür fiyatı bu.

Mali mühür USB gibi bir şey. Vakıf banka gidip ücreti ödüyorsunuz. Size verilen bir kod ile beraber. Sonra yaklaşık 3-4 iş günü içerisinde Mali mühür size geliyor. Asıl iş bundan sonra başlıyor. Mali mührü bilgisayarınızla veya entegratör şirket ile eşleştiriyor olmanız lazım. Entegratör şirket muhasebe yazılımı olabilir, bağımsız başka bir entegratör firma olabilir.

E-fatura kesmek için entegratör şirketlerle çalışmalısınız. Mali mühürünüz elinizde bir entegratör firma ile anlaştınız sözleşmelerinizi gerçekleştirdiniz, bunların adresleri zaten internette her yerde yazıyor. E-fatura kullanmak istiyorum dediğinizde öne çıkan bazı firmalar var, öne çıkan bazı yazılımlar var. Daha sonra bu mali mühürü, o muhasebe yazılımı veya entegratör ile eşleştiriyorsunuz. Bu çok basit. Çoğunlukla sizin bilgisayarınıza bağlanıyorlar uzaktan ve bu iş, bu süreç gerçekleşiyor.

Artık siz o andan itibaren gelirler idaresi başkanlığına kaydınız gerçekleşiyor. Bundan sonra bu firma sadece mali mühürle E-fatura, E-arşiv kesilebilir. Bu mali mühürü bir kere bilgisayarınıza ya da muhasebe yazılımınıza tanımladıktan sonra o mali mühürle işiniz bitiyor. Her E-fatura keseceğini zaman o mühür bilgisayara takılı olmak zorunda değil.

Hesap.co sisteminden E-fatura kesebiliyorsunuz. Hesap.co sisteminden E-fatura kestiğiniz için bahsettiğimiz bütün süreçleri biz sizin için gerçekleştiriyoruz. Entegratör için bazı firmalar geçiş ücreti alabiliyor. E-fatura, E-arşiv kullanım adetleri ile ilgili rakamlar. 4 TL ile 20-30 kuruş arasında değişen fiyatlar vardır aslında kullanım adetleriniz ile sınırlıdır. Eğer ayda 3 fatura kesiyorsanız belki de 20-30 kuruş vermek sizi zor duruma sokmaz. Fakat 1000,2000,5000 fatura kesiyorsanız rakamlar çok ciddi anlamda yükselebilir. Burada sizde kontör anlamında toplu satım alımlarda yapabilirsiniz, 5000 Adet alacağım 10000 adet alacağım gibi. Önümüzdeki 1 yıl içerisinde bu kadar kullanmayı düşünüyorum diyerek toplu alımlar yapıp fiyatınızı optimizme edebilirsiniz. Size her gelen ve giden sizin sisteminizden bir kontör iner.

Dijitalleşen bir ortamda elektronik faturaya geçmemek demek satışınızı online bir ortamda yapıyorsunuz ama faturalarınızı kağıt bir fatura olarak kesiyorsunuz. Bu da dijital verinin manuelleşmesi anlamına geliyor. Zaten müşteri size bütün bilgilerini dijital bir ortamda vermiş. Siz oturup bunları tekrardan bir kağıda yazıyorsunuz veya bir yazıcıdan çıkarıyorsunuz. Bunun çok anlamı kalmıyor.

E-fatura deyip geçmeyin. Günde bir kaç yerden bir kaç adetten daha fazla aldığınız siparişlerin yönetilmesini E-fatura ile daha iyi sağlayabilirsiniz. Günde 20-30 sipariş aldığınız bir noktada, E-fatura sizin operasyonlarınıza büyük destek sağlayacaktır.

E-fatura sizin ileri zamandaki süreçlerde iade gibi işlemlerde çok ciddi anlamda hızlanmanıza yardımcı olacaktır. Bir ürünün faturası zaten uzun bir süre Bulut ortamında arşivlendiği için, müşteriniz ürünü bir fotokopi veya bir E-faturanın bir yazıcıdan çıkmış versiyonu ile beraber kargoya verdiği zaman o faturanın sizin hangi kestiğiniz fatura olduğunu hemen dijital ortamda hızlıca bulabilirsiniz. Hangi ürünün onunla birlikte hızlıca gittiğini bulabilirsiniz.