Bu yazımızı, sizleri fatura konusunda bilgilendirmek üzere hazırladık. Bir ürünün, alınan bir ticari hizmetin nasıl belgelenmesi ile kafasında bir çok soru işareti olan insan var. Bu özellikle standart ticaret yapan insanların E-Ticaret‘e geçerken yaşadığı en önemli problemlerden bir tanesi. Örneğin.. benim bir mağazam var, ürünümü göndermek istiyorum bir kasa fişiyle gönderebilir miyim ? Maalesef gönderilemez. Burada farklı süreçler işliyor. Konumuz fatura çeşitleri.

Fatura çeşitlerinden gideceğimiz zaman dikkat çeken 4 tane fatura var.

  1. Proforma fatura
  2. Satış faturası
  3. İrsaliyeli fatura
  4. İade faturası.

E-ticarette bunların hepsini kullanabilirsiniz. Daha çok satış irsaliyeli ve iade faturaları en çok tercih edilen faturalar oluyor. Proforma faturalar ise diğerlerinden biraz farklı.
Satış faturası en fazla karşılaştığımız fatura türündendir. Bir hizmetin veya bir ürününün alındığı zaman yasal prosedürler çerçevesinde belgelenmesidir. Burada yapılan alışverişi belgelediğiniz noktada bunu faturalandırmanız gerekiyor. Burada çeşitli konulara dikkat etmeniz gerek. Siz bana para verdiniz ben de size bir ürün verdim veya bir hizmet sundum diyelim bu işlemi, alışverişi fatura ile teyit edilmesi şarttır. Bu işlemde yer alan fatura ise satış faturasıdır. Dikkat edilmesi gereken hususlar o belgenin üstünde yer alması gereken bazı bilgiler var.

Faturanın düzenlenme tarihi, faturanın seri numarası, alıcının bilgileri, ismi, adresi, banka hesap numarası, vergi kimlik numarası, vergi dairesi gibi bilgileri mutlaka olması gerekiyor. Faturayı kesen kişininde aynı şekilde bilgilerinin o belgede bulunuyor olması gerekmektedir. Mutlaka teslim tarihinin veya varsa bir irsaliye bilgisinin de bu fatura içinde yer alması gerekiyor.

İrsaliyeli fatura satış faturasından biraz farklı olarak bir ürünün taşıma esnasında kullanılması gereken bir belgedir. Kara yolları kanununa göre bir ürün yolculuk ederken kamyonda uçakta herhangi bir yerde o ürünün ticari bir alışverişin neticesinde yolculuk ettiğini kanıtlayan bir belgedir. Her irsaliyenin bir faturası olması lazım. Bu e-ticarette çok kullanılan bir metottur.
Çünkü biliyorsunuzdur. Bir ürünü transfer ettiğiniz zaman bir kargocu dan geçmek zorundasınız ve bununda mutlaka irsaliyeli fatura veya irsaliye ile yolculuk yapması gerekmektedir.

İrsaliyeli fatura örneği

İrsaliye üzerinde adetler yazılmalıdır. Burada önemli olan konu o ürünün bir kolluk kuvveti veya gümrük durdurduğu zaman o ürünü seyahat eden bir ürün olduğunu kanıtlayan bir belge olması. Burada faturadaki bilgilerin aynısı gerekiyor. İrsaliyeli fatura olduğu belirtilmelidir. Maliye bakanlığı mührü, alıcının adresi, düzenleme tarihleri, vergi kimlik numarası, satıcının adresi vergi kimlik numarası bulunması gerekiyor.

Proforma fatura bir teklif faturasıdır. Çoğunlukla bir ürünü, hizmeti almadan önce bir firmaya fiyat teklifi gönderdiğiniz zaman proforma fatura gelecek olan faturanın bir habercisi gibidir. “Bakın ben size bunla ilgili bir fatura keseceğim” anlamına gelir. Bir teklif belgesidir. Herhangi bir mali yükümlüğü yoktur bu faturanın. Proforma faturayı kendi ihtiyaçlarınız doğrultusunda düzenleyebilirsiniz. Burada aslında proforma faturasının olduğunun ibaresi gerekiyor, tarihi gerekiyor, seri numarası gerekiyor, ödeme şeklini belirtiyor olmanız gerekiyor, banka hesap bilgileri mutlaka olması lazım, miktarlar, adetler, ürünün ismi, hizmetin ismi, sevkiyat şeklini belirtiyor olmanız lazım.

En fazla karşılaştığımız fatura iade faturasıdır. Bir ürünü sattınız veya bir hizmeti sattınız. Müşteriniz o üründen, o hizmetten memnun değil. Yasal çerçeveler doğrultusunda o ürünü iade etmek istiyor size. İade faturası sisteme girdiğiniz o faturayı iadesini aldığınıza dair bir metot. Bunun için ayrı bir fatura gerekmiyor. Çoğunlukla E-ticarette birkaç tane fatura gönderirsiniz bu fatura size ürünle beraber, hizmetle beraber geri geldiği zaman iade edildiği zaman bunu aslında içeriye sisteminize iade faturası olarak kaydediyorsunuz.

İade faturasında dikkat edilmesi gereken 2-3 konu var. Seri ve tarih bulunması gerekiyor. Hizmetin adetlerin yer alıyor olması gerekiyor. Müşteriniz iadeden kâr edemez. Yani yapılan iade faturanın bedeli kadar olmak zorundadır. Arada hiçbir fark olmaması lazım. Özellikle E-ticarette kargo ücretlerinin iade faturasının dahil edilip edilemediği ile ilgili bazı sorular vardır.
Bu kullanımdan kullanıma çok değişir yani ben ürünü gönderdim siz iade ettiniz. Tabii ki burada bir ürün yolculuğu oldu. Burada çoğunlukla kargo ücretlerinin de karşılandığını görüyoruz.

Gönderim türlerine göre faturalar farklılaşır. Kağıt fatura mı kullanmam gerekiyor yoksa dijital fatura mı kullanmam gerekiyor. Aslında burada 2 tarz dikkat çekiyor. Biri basılı fatura diğeri dijital fatura. Basılı fatura aslında kağıttan oluşuyor ama kırtasiyeden alınabiliyor kendiniz yapamıyorsunuz. Belgeyi legalleştirmek için matbaadan aldığınızı belirtiyorsunuz. Matbaa sizden çoğunlukla bilgilerinizi öğrenmek istiyor ve de bu bilgiler neticesinde size bir seri fatura basıyor. Bu seri faturaları kullanmak zorundasınız. Önemli olan kısım bu serinin dışında bir fatura basamıyorsunuz. Her matbu evrak ile ilgili yapacağınız işlem yani yırtmak bile üzerini çizmek bile, faturanın geçersiz olduğunu gösteren bir şey yaptığınız zaman onu mutlaka muhasebecinize belirtmeniz gerekiyor.

Seri numaraları faturaların üstünde yer alır. Orada mesela ab123456 123457 123458 diye devam eder. Eğer bu aralarda bir kayma varsa bunu mutlaka muhasebecinize belgeliyor, gösteriyor olmalısınız. Özellikle e-ticaret yapacaksanız ve birden fazla pazar yeri ile birlikte çalışacaksanız hangi faturanızın nereye kesildiğini, hangi platform üzerinden sipariş aldığınızı çok iyi takip edebileceğiniz bir uygulama mevcut, Hesap Co : Ön Muhasebe ve Entegrasyon Uygulaması ile bu işlemleri kolayca yapabilirsiniz.

Gelelim dijital faturaya. Dijital fatura E-faturadır. E-fatura sizin herhangi bir seri numarası almanıza gerek kalmadan direkt olarak. Buradaki en önemli konulardan biri dijital fatura sizin bütün bulut sisteminde sizin için tutulan yaklaşık 10 yıl kaydınızın tutulabileceği dijital bir platformda tutulan fatura cinsi. Basma faturadan hiçbir farkı yok fakat bunun tutulma, transfer metodu ile ilgili bir fark var. Hiçbir farkı yok aslında yine iade faturası kesilebilir, yine iptalleri mümkündür. Normal bir faturadan farkı yoktur fakat operasyona yükünüzü ciddi oranda azaltır.

E-Fatura Nedir? yazımızı okuyarak E-Fatura ile ilgili detaylı bilgi edinebilirsiniz.