Ön Muhasebe ve Gelir Gider Takibi Nedir?
Ön muhasebe kısaca bir işlemi kayıt altına almaktır. Yani ön muhasebe dediğiniz şey size gelen bir faturayı kaydetmektir, bunu deftere yazan insanlar da var. Muhasebenin en önemli mantığı bir kayıt yaratıyorsunuz ama o kayıt ile ilgili takip etmeniz gereken detaylar var. Birincisi ön muhasebe yapmadan çokta fazla mutabakat yapamazsınız. İkincisi kdv matrahınızı hesaplayamazsınız ve ön muhasebe yapmadan da gelir-gider takibi yapamazsınız. İşletmenin karlı yada zararda mı olan şirket olduğunu takip edemezsiniz.
E-ticaret’te ön muhasebe nasıl yapılır ondan bahsedelim. E-ticaret’te ön muhasebede malı toplu bir şekilde alırsınız. Faturalı olarak aldık, ilk faturamız geldi, o faturayı kaydetmeniz lazım. Hangi satıcıdan yada hangi toptancıdan geldi diye onun kaydını açarsınız beraberinde fatura ile ilişkilendirirsiniz. Bu bizim aynı zamanda ilk giderimizdir. Toptancınızdan tanesi 1000 liradan 10 tane telefon sipariş ediyorsunuz. Onu bir yere kaydediyorsunuz ve size 10000 liralık ürün bir gelecek. Bu ürünün faturası geldi size ilk yapmanız gereken şey ürün ile fatura ile kayıt üzerinde bulunan kayıt tutuyor mu? diye bakmanız. Ürünü kontrol ettiniz 10000tl lik bir fatura geldi elinize. Bunu bir yere kaydediyorsunuz. Kaydettiğiniz zaman oraya da bu tarihten 2 hafta sonra ödenecek diye.
Şimdi ne oluyor bu mal size geldi ve deponuzda duruyor. Siz onu otomatik olarak muhasabeleştiriyorsunuz. Hatta ödeme tipini de kaydederek kayıt edebiliyorsunuz. Muhasebe sizin bu noktada aslında paranızın nakit akışını görmenizi sağlayacak. Demek ki 2 hafta sonra sizden 10000 tl gidecek. Telefonları pazar yerlerine koydunuz ve satmaya başladınız. Örneğin tanesini kdv dahil 1200 tl den satıyorsunuz. Teker teker fatura kesmeye başlıyorsunuz bu kestiğiniz faturayı gelir faturası diye kayıt ediyorsunuz. 2 hafta sonra 10000 tl ödemeniz var ve o 2 hafta içerisinde bu telefondan 4 tane sattınız, bu da 4800 tl size gelecek ama onun da bir vadesi var bunun ödemesini pazar yerleri size 7-14-28 gün içinde yapabilir. Bunların hepsini aslında basit bir şekilde takip etmenizi sağlıyor. Dikkat etmeniz gereken konular şu aslında birincisi iyi bir kayıt tutmak. Bu işleri defterden yapmayıp modern yöntem ile Hesap Co ile çözebilirsiniz. Bir de geriye dönük kayıtlara bakmanız gerekebiliyor. Ön muhasebe; bir kağıt belgenin kaydını tuttuğunuz yer oluyor ve de bu bilginin fiziksel dünya ile bağını kurmanız lazım. Birincisi ürün ile bir bağ kurmanız lazım, o ürünün depoda stoklarda duruyor olması. Ürünün içerideki stok maliyeti, satış maliyeti ve makbuz. Tabi ki makbuzu taahhüt olarak onu fiziksel olarak bir yerde tutmanız gerekebilir. İşi basite indirmek gerekirse ön muhasebe sizin fiziksel dünyaya; yani ürün, para ve makbuzlara bağını kuracak bir yapıyı destekliyor olması lazım. Paranız aslında bankadaki nakit akışınız. Sizin ayın 1’i geldiği zaman hesabınızda maaş ödeyebilecek paranız var mı? Kira ödeyebilecek paranız var mı? Bunları görmenizi sağlar. Bu yüzden ön muhasebedeki en kritik konu; para akışını iyi bir şekilde yöneteceğiniz bir sistemi destekliyor olması. Ürünün takip edilebilirliğini.
Birincisi bu programlar ile komisyonlarınızı takip edebiliyorsunuz. İkincisi ürün kartının içine o ürünün satın alma faturası kesiyorsanız bir yere o da sisteme ödeme olarak giriyor ve daha da önemlisi kdv matrahınızı o an itibari ile hep görüyorsunuz. Çoğunlukla kdv bize hep sürpriz olur. Örneğin bir önceki ayın kdvsi bir sonraki ayın 15’i veya 20’sinde muhasebeciniz tarafından size 2200 lira kdv borcunuz çıktı diye iletir. Nakit akışından bahsettik az önce para var mı? Para var ama o paranın yeri var biz onu tedarikçiden telefon almıştım onun ödemesi var. O dönem arasında sıkışıyorsunuz.
Devlet ödeme bekliyor sizden yoksa ödememenin cezası var. Ama bu programlar sayesinde bunu hesaplıyor yani muhasebeciniz size o faturayı göndermeden önce önümüzdeki ay tahminimizce 1200 lira kdv çıktı. Bu gibi tüm geleceğe dönük ödemelerinizi ve gelirlerinizi Hesap Co üzerinden görerek takibini yapabilir, herhangi bir sürpriz ile karşılaşma ihtimalinizi azaltırsınız.
0 Comments